Uma das principais questões relacionadas com a gestão do tempo, diz respeito a como estabelecer prioridades, começando pelo importante!

Para atender este ponto, temos diversas ferramentas, como é o caso da matriz de urgência x importância, ou Matriz de Eisenhower, e a Tríade do Tempo do Cristian Barbosa. Entretanto, em ambos os casos, o foco da abordagem é identificar o que é importante, ou seja, o que gera resultado, e aquilo que é apenas urgente, que tem pressão temporal. A partir desses dois principais aspectos, podemos eliminar o que é circunstancial (como o chama Barbosa) ou o que está no quarto quadrante de Eisenhower, que é o desperdício de tempo. Estas ferramentas são fundamentais para avaliar se estamos focando suficientemente o nosso tempo nas tarefas realmente importantes.

Particularmente, sempre me dei bem nestas avaliações! Desde que aprendi a utilizar as técnicas de identificação e priorização de atividades, distribuo o meu tempo privilegiando as atividades importantes. E, também, tenho utilizado estas técnicas com sucesso nos meus treinamento e processos de coaching e mentoria.

Mas nem tudo são flores…

Com o passar do tempo, comecei a me deparar com um desafio: priorizar dentro do quadrante do importante. Assim como eu, alguns de meus mentorados, após dominarem as técnicas de identificação e priorização do importante, começaram a me questionar: “- E agora, dentre todas estas coisas verdadeiramente importantes, começo por onde?”

Em uma análise preliminar, identifiquei, dentro das tarefas ou atividades importantes, um horizonte temporal. Evidentemente, existem tarefas importantes, mesmo que não urgentes, que devem ser realizadas em um curto prazo. Outras, podem ser trabalhadas posteriormente. Mas aí podemos ter uma armadilha… Ficar esperando que o médio ou longo prazo se tornem curto prazo.

Outro aspecto que poderíamos abordar é o impacto da atividade no resultado. Poderíamos priorizar identificando o importante de alto, médio e baixo impacto. Boa ideia, não? Evidentemente, experimentei esta abordagem, mas identifiquei alguns vieses. Podemos ter uma visão distorcida daquilo que é o impacto esperado. Muitas vezes não temos como quantificar com uma boa precisão, o resultado que vamos obter. Por isso falo de “impacto esperado”. Uma expectativa, não uma certeza. Outro risco desta abordagem, é que algumas alternativas podem “sair do quadrante do importante” se o seu resultado não for adequadamente estimado.

Então, o que fazer?

Comecei a avaliar alguns outros aspectos, além da questão temporal e da expectativa do resultado, considerando também a possibilidade de não deixar de contemplar nenhuma boa ideia ou alternativa que pode vir a gerar resultado. Então, vamos à proposta, que tenho utilizado com bons resultados nos processos de priorização das coisas importantes.

O ponto de partida é a Regra do 60 /30 / 10! Ou seja, vamos fatiar nosso tempo destinado a coisas importantes nesses três percentis.

A base desta pirâmide, corresponde a 60% do tempo a ser destinado para as atividades importantes. Aí devemos colocar todas as atividades operacionais e de curto prazo. O principal resultado esperado dessas atividades é a geração de receita ou venda. Pode-se colocar atividades como contatar clientes, realizar atendimentos, prospectar novos clientes, etc.

No segundo nível da pirâmide, que estimo como 30% do tempo destinado ao importante, devemos alocar as tarefas de médio prazo e de desenvolvimento. Aí devemos contemplar as novas ideias, o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, pesquisa e análise de dados, o treinamento e desenvolvimento pessoal (incluindo aí a leitura e o aprendizado). Enfim, é aquilo que está, de certa forma, relacionado a geração de receita futura.

E nos últimos 10%? Colocamos o quê? Chamo esta parte do tempo “fora da caixa”. É o tempo que devemos alocar para as “ideias loucas”, aquilo que pode levar a uma inovação disruptiva. Evidentemente, é um percentual de risco. Muitas coisas daqui não vão gerar um resultado financeiro. Mas podem ter um alto impacto, se der certo…

Da mesma forma que a Pirâmide de Desenvolvimento de Produtos de moda (na qual me inspirei para a distribuição dos percentis), uma ideia que começa nos 10%, pode ser desenvolvida de modo a passar para os 30% (quando ela começa a ser detalhada e viabilizada como um novo serviço, por exemplo). Na sequência, pode chegar nos 60%, quando estaremos viabilizando economicamente essa ideia.

O cuidado fundamental, que procuro trazer com essa abordagem, é não nos perdermos (ou perdermos muito tempo) com ideias fora da caixa, sempre buscando inventar coisas novas. Conheço algumas pessoas que passam muito tempo nesta parte da pirâmide e acabam não trabalhando a base. Por outro lado, também garante que tenhamos tempo para o exercício de inovar e desenvolver novas ideias.

O importante é distribuir nosso tempo de forma adequada no que é importante. Espero que esta abordagem possa te ajudar!