O tempo é o bem mais precioso para qualquer pessoa! Na verdade, tempo é vida… Para identificar a importância deste recurso, basta substituir a palavra “tempo” pela palavra “vida” em algumas frases que corriqueiramente ouvimos (quando não falamos…), tais como: “Não pude fazer pois não tive tempo (vida)!”; “Desculpe, não tenho tempo (vida)!”; “Faço quando tiver tempo (vida)!”

Para que este recurso inelástico (ninguém consegue aumentar um segundo sequer nas 24 horas do dia) seja melhor aproveitado, é necessário que ele seja adequadamente gerenciado. Portanto, a administração do tempo é um fator crucial para nossas vidas, incluindo aí os aspectos pessoais, profissionais e organizacionais.

E a administração do tempo é antes de tudo a administração de nós mesmos. É uma tomada de consciência e uma reavaliação de nossos hábitos e rotinas diárias, descobrindo o que pode e precisa ser mudado e melhorado. E, neste sentido, não bastam apenas as ferramentas, mas muitas vezes é necessário uma mudança de atitude para que efetivamente as ferramentas funcionem.

Para tanto, o primeiro passo é identificar no que estamos investindo o nosso tempo para que possamos eliminar atividades não produtivas, concentrando o tempo em atividades que agregam valor nos três níveis anteriormente indicados: o pessoal, o profissional e o organizacional. Neste sentido é necessário fazer um diagnóstico de quais são aquelas atividades “papa-tempo” que mais se fazem presentes no nosso dia-a-dia. Dentre os principais “papa-tempos” estão as reuniões, entrevistas, telefonemas, documentação (física e eletrônica) e os deslocamentos e esperas.

Para que realmente tenhamos um melhor aproveitamento do tempo, alguns aspectos são fundamentais. Vejamos alguns deles.

Em primeiro lugar está distinguir o que é urgente do que é importante! Urgente é algo que tem pressão temporal para ser realizado. Importante é o que gera resultado. É um impulso normal das pessoas priorizarem o que é urgente, relegando a um segundo plano as atividades verdadeiramente importantes. Como são estas últimas que irão agregar valor ao processo são as que devem ser priorizadas, inclusive com o objetivo de diminuir as urgências. Caso isto não aconteça, têm-se os famosos “bombeiros”, que passam o dia todo “apagando incêndios”, sem gerar aos resultados necessários.

Na sequência deve-se dedicar tempo ao planejamento! É regra: “Cada hora investida em planejamento economiza três horas de execução”. O planejamento leva à reflexão e nos permite encontrar a melhor forma de fazer as coisas; o planejamento é a ferramenta que leva a sermos mais eficazes em nossas ações. Vale também apresentar de uma forma bem objetiva a diferença entre o que é ser eficaz e eficiente. Ser eficaz é “fazer a coisa certa”, e é mais importante do que ser eficiente, ou seja, “fazer certo a coisa”.

Devemos planejar desde as tarefas operacionais do dia-a-dia, sempre priorizando o que é importante, passando às atividades semanais com os objetivos claros em termos dos resultados a serem alcançados. Igualmente importante são as nossas decisões estratégicas, que somente gerarão os resultados esperados através do planejamento de longo prazo. O planejamento é fundamental, de forma que “quem não planeja, planeja seu fracasso, quem planeja, alcança o sucesso”.

Sabendo distinguir os aspectos importantes e planejando as atividades com vistas a atingir os resultados desejados, certamente trabalhamos com um foco mais definido e passamos a ter mais tempo para aquelas atividades pessoais que normalmente delegamos a um segundo plano.

Um bom começo para te tempo para tudo!