Saber delegar de maneira eficiente e eficaz (efetiva) é um dos principais atributos do líder!

Ser líder não é fazer tudo sozinho. Muito antes pelo contrário. Significa que você ficou realmente bom para identificar quais são as pessoas mais adequadas para realizar uma tarefa ou projeto e capacitá-las para fazê-lo. Esta é a síntese da delegação!

Mas ela deve ser conduzida de forma eficiente e eficaz, ou seja, efetiva. Caso contrário ela não trará os ótimos resultados que pode trazer. Se você tem dificuldade em delegar, não se preocupe. A delegação é uma habilidade que, como qualquer outra, pode ser aprendida e melhorada ao longo do tempo.

Neste artigo vou mostrar dez regras para delegar com maestria. Coloque-as em prática e observe o seu desempenho e o desempenho da sua equipe crescer.

 

1) Desapega, desapega!

O maior problema que muitos gestores e líderes enfrentam é a incapacidade de se desapegar de uma tarefa. Temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho da maneira adequada.

Se você faz parte deste time, deve tomar consciência que outras pessoas podem sim, realizar a tarefa eficientemente. Mesmo que, no princípio, não seja da forma ideal, com a prática, chega-se lá!

Vou dar duas dicas para você cumprir esta regra:

1º) Pergunte-se: “Qual a pior coisa que pode acontecer de errado?” Se não for nenhuma catástrofe, delegue!

2º) Comece pequeno, delegando tarefas mais simples e, gradualmente, avance para as mais complexas.

 

2) Confiança é a chave do sucesso

É fundamental ter confiança em quem vai receber a sua delegação. Se não confiar, não delegue. (Aliás, seria bom avaliar a presença desta pessoa na sua equipe.)

Juntamente com a confiança, você também tem que dar às pessoas a quem você delega a chance de fazer o trabalho por sua conta. Quem garante que o seu modo de fazer é o único modo certo? Quem garante que é o melhor?

Uma vez que uma tarefa é delegada, confie em quem vai executá-la e deixe que utilize os seus próprios métodos. Afinal, outra pessoa pode completar uma tarefa de forma diferente do que você faria com o mesmo resultado (ou melhor)!

Além disso, ouça e observe. Assimile os perfis, os valores e as características das pessoas da sua equipe. Assim você conseguirá delegar as tarefas certas para os perfis mais adequados, com maior garantia de sucesso.

 

3) Estabeleça prioridades

Nem tudo pode ser delegado. Pelo menos não em um primeiro momento! Você deve avaliar dois aspectos: o grau de esforço e o grau de habilidade que uma tarefa requer. Classifique cada aspecto em alto e baixo, criando uma matriz com quatro quadrantes.

 

 

As atividades que podem ser imediatamente delegadas são aquelas que demandam baixa habilidade. Delegue primeiro as de baixa habilidade e alto esforço. Isso fará você poupar muito tempo (que poderá ser aplicado no desenvolvimento de novas habilidades na equipe). Depois parta para as de baixa habilidade e baixo esforço.

Aquelas atividades que requerem alta habilidade, mantenha com você por enquanto. Vá buscando desenvolver estas habilidades na sua equipe. Aí delegue aquelas de baixo esforço e alta habilidade; por fim as de alto esforço e alta habilidade.

 

4) Explique o porquê

Isto realmente faz toda a diferença! É extremamente importante fornecer o objetivo final a ser alcançado. O motivo pelo qual a atividade deve ser realizada. Eu sempre utilizo a Técnica POC! (Já publiquei um artigo intitulado “Comece pelo porquê” no site. Confira aqui http://alvaroflores.com.br/artigo/comece-pelo-porque)

Em resumo: Para agirmos precisamos de um motivo. Portanto, nossas ações dependem de termos identificado um porquê, maior que a tarefa em si (o que) e do seu desdobramento (como).

 

 

Um dos principais erros da delegação, é quem delega estruturar demais a tarefa para quem recebe a delegação, sem deixar claro o objetivo a ser alcançado. Ou seja, uma típica inversão, onde se explica o como e não se deixa claro o porquê. Além de não permitir que a pessoa utilize ao máximo as suas capacidades, pois a tarefa já vem estruturada, não se tem o comprometimento da mesma, pois não se explica o motivo, ou seja, não há motivação!

Utilizando a Técnica POC, em primeiro lugar quem delega deve deixar claro o objetivo (por que) a ser alcançado pela tarefa (o que), deixando a pessoa utilizar todas as suas capacidades na ação (como). Simples e altamente eficaz!

 

5) Aproveite os pontos fortes da sua equipe

Como líder, você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada um de sua equipe, incluindo suas habilidades atuais e potenciais. Ao delegar, atribua tarefas para quem tem o maior número de habilidades para executar o trabalho. Ou seja, foque nos pontos fortes! Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem a carga de trabalho mais leve ou é o mais conveniente.

Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas a uma mesma pessoa pode aumentar a capacidade dela para realizar essas tarefas.

 

6) Deixe claro suas expectativas

Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, certifique-se de incluir instruções com cada tarefa que você delegar. Se você tiver preferências específicas sobre como a tarefa será realizada, inclua essa informação. Se tiver um prazo ou etapas a serem atendidas seja claro sobre elas. Em outras palavras: deixe claro as suas expectativas sobre o trabalho!

Incluindo detalhes e instruções objetivas você irá evitar a maioria das lacunas de comunicação e permitirá que suas tarefas sejam executadas de forma eficiente e eficaz.

 

7) Invista no treinamento

Certifique-se de que, quando você delega uma tarefa a alguém, a pessoa encarregada possua as ferramentas, treinamento e as habilidades necessárias para completar a missão de forma bem-sucedida.

“Ser bom é nobre, mas ensinar os outros a serem bons é mais nobre e muito menos difícil.” Mark Twain

A maioria das habilidades pode ser aprendida, por isso não tenha medo de ensinar como parte do processo de delegação. Embora a atribuição de suas primeiras tarefas levar mais tempo (uma vez que você precisará treinar o colaborador escolhido), considere como um investimento. Ao transferir essas habilidades, você estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas similares a ele no futuro, economizando mais tempo do que você gastou no ensino. É um grande investimento!

Outro aspecto muito importante: use o erro para treinamento. Sempre que houver uma falha (e elas ocorrerão), busque a origem juntamente com o executor da tarefa e identifique suas causas. Aí reforce o treinamento para prevenir que isso novamente aconteça.

 

8) Responsabilidade e autoridade

Deixe claro as responsabilidades da pessoa que está à frente a atividade. Inclua aí os prazos de realização e as especificações da entrega. Mas não esqueça de também estabelecer os limites de autoridade que a pessoa terá para cumprir a tarefa.

Se você não fizer isso, é muito provável que você seja interrompido várias vezes (perda de eficiência) para dar o seu aval à cada passo da tarefa. Ou então o seu colaborador poderá “travar” e não dar seguimento à atividade (perda de eficácia).

 

9) Acompanhe!

 

Delegação não é TP! Conhece a técnica? Transferência de Pepino…. Ou seja, delegar não é passar o bastão e não pensar mais na atividade (tipo “toma que o filho é seu”). Aliás, o conceito de delegação diz exatamente o contrário: DELEGAR é autorizar outros a desempenhar tarefas específicas sob a sua supervisão geral.

Estabeleça pontos de verificação. Não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está sendo cumprida conforme planejado. Isso incentiva mais confiança e respeito dentro de sua equipe e ajuda a evitar problemas na comunicação ou na compreensão.

 

10) Use o feedback para melhorar a delegação

 

O feedback é outra parte importante do processo de delegação e funciona para ambos os lados. Se o colaborador realizar um bom trabalho, ofereça elogios sinceros. Se por acaso falhar, não tenha medo de fazer uma crítica construtiva. Mas sempre lembre: seja rápido ao elogiar, devagar ao criticar.

Por outro lado, convide seus colaboradores para que compartilhem os pensamentos sobre como você está delegando – peça feedback. É uma ótima chance para determinar se você está fornecendo informações suficientes e se está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.

 

Para concluir…

A delegação nem sempre é fácil e o processo nem sempre é claro. Mas quanto mais cedo você começar, mais cedo você desenvolverá a expertise para fazê-lo efetivamente. Entenda que o processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorias.

A delegação também pode ser um sinal claro de que você confia nas capacidades e habilidades de seus subordinados. E os colaboradores que sentem que são admirados tendem a ter um maior nível de compromisso com seu trabalho, sua organização e, especialmente, pelo seu líder.

 

Por hoje é isso. Grande abraço e SUCESS😊!